はじめに
ビジネスの世界では、時間は金です。日々の業務をいかに効率化し、生産性を向上させるかが成功の鍵となります。そんな中、ビジネスパーソンの活用が増えているのが「Notion（ノーション）」というツールです。
しかし、Notionを使っているものの、その機能を十分に活用できていないという方も多いのではないでしょうか？ 本記事では、Notionの便利な機能を紹介し、あなたのビジネスをより効率的に、そして生産性の高いものにする方法をお伝えします。
Notionとは
Notionは、2013年にサンフランシスコで設立されたスタートアップ企業が開発した、オールインワンのワークスペースツールです。メモ、タスク管理、プロジェクト管理、データベース作成など、様々な機能を1つのプラットフォームで提供しています。
Notionの特徴は、その柔軟性と拡張性にあります。ユーザーは自分のニーズに合わせてワークスペースをカスタマイズでき、チームでの共同作業も容易に行えます。
2024年1月時点で、Notionは世界中で3000万人以上のユーザーを抱え、その数は急速に増加しています。
出典：Notionについて
Notionの便利機能10選
1. AIアシスタント機能
Notionの最新機能の1つが、AIアシスタントです。この機能を使えば、文章の要約、アイデアの生成、質問への回答など、様々なタスクを自動化できます。
使い方：
- ページ上で「/」を入力し、「AI」を選択
- 指示を入力（例：「このテキストを要約して」）
- AIが自動で処理を行い、結果を表示
具体例：
- 会議議事録の要約
- 指示：「この会議議事録から主要な決定事項と次回のアクションアイテムを抽出して」
- 結果：AIが長文の議事録から重要ポイントを簡潔にまとめ、次回までのタスクリストを作成します。
- ブレインストーミング支援
- 指示：「新しい製品アイデアについて10個のアイディアを生成して」
- 結果：AIが様々な角度から新製品のアイデアを提案し、創造的な思考を促進します。
- 顧客フィードバックの分析
- 指示：「これらの顧客レビューから主要な改善点を3つ抽出して」
- 結果：AIが多数の顧客コメントを分析し、最も頻繁に言及される改善点をリストアップします。
- マーケティングコピーの作成
- 指示：「この製品の特徴を元に、SNS投稿用の短い宣伝文を5つ作成して」
- 結果：AIが製品情報を基に、異なるトーンや切り口の宣伝文を複数提案します。
- プレゼンテーション概要の作成
- 指示：「このプロジェクト計画書を元に、5分間のプレゼンテーション用の概要を作成して」
- 結果：AIが長文の計画書から重要ポイントを抽出し、簡潔なプレゼン用アウトラインを作成します。
これらの例は、AIアシスタントがビジネスシーンでいかに効率的に活用できるかを示しています。文書作成や情報整理の時間を大幅に削減し、より創造的な業務に集中できるようサポートします。
2. データベースの関連付け
複数のデータベースを関連付けることで、情報の整理と検索が格段に効率化されます。
使い方：
- データベースのプロパティ設定で「関係」を選択
- 関連付けたいデータベースを選択
- 各エントリーで関連するアイテムを選択
具体例：
「プロジェクト」と「タスク」のデータベースを関連付けることで、各プロジェクトに紐づくタスクを一目で確認できます。
3. テンプレート機能
繰り返し使用するページやデータベースのフォーマットをテンプレートとして保存できます。
使い方：
- テンプレートにしたいページを作成
- ページ右上の「…」から「テンプレートとして追加」を選択
- 新規ページ作成時にテンプレートを選択
具体例：
週次ミーティングの議事録テンプレートを作成しておけば、毎回同じフォーマットで効率的に記録を取れます。
4. カレンダービュー
データベースをカレンダー形式で表示することで、スケジュール管理が視覚的に行えます。
使い方：
- データベースの「ビューを追加」からカレンダーを選択
- 日付プロパティを設定
- 必要に応じてフィルターやソートを適用
具体例：
プロジェクトの進捗状況をカレンダービューで表示すれば、締め切りや重要なマイルストーンを一目で確認できます。
5. 数式機能
データベース内で数式を使用することで、自動計算や条件付き書式設定が可能になります。
使い方：
- プロパティの種類で「数式」を選択
- 数式を入力（例：prop("数量") * prop("単価")）
具体例：
販売データベースで数量と単価から自動的に合計金額を計算したり、在庫数に応じて色分けしたりできます。
6. ガントチャート
プロジェクト管理に欠かせないガントチャートも、Notionで簡単に作成できます。
使い方：
- データベースの「ビューを追加」からタイムラインを選択
- 開始日と終了日のプロパティを設定
- 必要に応じてグループ化やフィルターを適用
具体例：
複数のプロジェクトの進捗状況を一つのガントチャートで管理し、リソースの配分や期間の調整を視覚的に行えます。
7. 埋め込み機能
外部サービスのコンテンツをNotionページに直接埋め込むことができます。
使い方：
- 「/」を入力し、「埋め込み」を選択
- 埋め込みたいコンテンツのURLを貼り付け
具体例：
Google Sheetsのスプレッドシートを埋め込んで、最新のデータを常に参照できるようにしたり、YouTubeの製品紹介動画を埋め込んで、チームで共有したりできます。
8. オートメーション
Notionの自動化機能を使用することで、繰り返し行うタスクを効率化できます。
使い方：
- データベースの設定から「オートメーション」を選択
- トリガーとアクションを設定
具体例：
- タスク管理の自動化
- トリガー：タスクのステータスが「完了」に変更
- アクション：関連するプロジェクトの進捗率を自動更新
- 締め切り管理
- トリガー：タスクの締め切りが1週間後に近づく
- アクション：担当者にSlackで通知を送信
- 新規プロジェクト作成時の自動タスク生成
- トリガー：新しいプロジェクトページが作成される
- アクション：標準的なタスクリストを自動生成し、チームメンバーに割り当て
- 顧客対応の自動化
- トリガー：新規問い合わせがデータベースに追加される
- アクション：担当者を自動割り当てし、初期対応テンプレートを生成
- レポート自動生成
- トリガー：毎週月曜日の午前9時
- アクション：先週のタスク完了状況を集計し、サマリーページを作成
- 在庫管理の自動化
- トリガー：商品の在庫数が設定値以下になる
- アクション：発注リストに自動追加し、担当者に通知
- 会議フォローアップの自動化
- トリガー：会議ページに「完了」タグが付けられる
- アクション：参加者全員にフォローアップタスクを自動割り当て
- 承認プロセスの自動化
- トリガー：ドキュメントのステータスが「レビュー待ち」に変更
- アクション：指定されたレビュアーにSlackで通知を送信
これらの例は、Notionのオートメーション機能を活用することで、日常的な業務プロセスを大幅に効率化できることを示しています。適切に設定することで、人為的ミスを減らし、チームの生産性を向上させることができます
9. バージョン履歴
ページの変更履歴を確認し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。
使い方：
- ページ右上の「…」から「ページ履歴」を選択
- 履歴から特定のバージョンを選択して復元
具体例：
重要な文書の変更を追跡したり、誤って削除した情報を復元したりすることができます。
10. Webクリッパー機能
ウェブページの内容を簡単にNotionに保存できます。
使い方：
- ブラウザに Notion Web Clipper 拡張機能をインストール
- 保存したいウェブページで拡張機能をクリック
- 保存先のページを選択して保存
具体例：
調査中のウェブサイトの情報を素早くNotionに保存し、後で整理や分析を行えます。これらの機能を活用することで、Notionをさらに効率的に使用し、業務の生産性を向上させることができます。Notionは非常に柔軟性が高いツールなので、自分のワークスタイルに合わせてカスタマイズしていくことが重要です。
まとめ
Notionの便利機能を活用することで、ビジネスの生産性を大幅に向上させることができます。以下に、本記事のkey takeawaysをまとめます：
- AIアシスタント機能で文書作成や情報整理を効率化
- データベースの関連付けで情報の構造化と検索性を向上
- テンプレート機能で定型作業を簡素化
- カレンダービューとガントチャートでスケジュール管理を視覚化
- 数式機能で自動計算や条件付き書式設定を実現
- 埋め込み機能で外部サービスとの連携を強化
- データベースの関係ビジュアライゼーションで複雑な情報構造を理解しやすく
- ワークフロー自動化で繰り返しタスクを効率化
- バージョン履歴で変更管理と情報の安全性を確保
これらの機能を適切に組み合わせることで、あなたのビジネスプロセスをより効率的に、そして効果的にすることができるでしょう。Notionは非常に柔軟性の高いツールですので、自分のワークスタイルに合わせてカスタマイズしていくことが重要です。
最後に、Notionの活用度合いによって生産性向上の程度が変わることを示す興味深いデータがあります。McKinsey Global Instituteの調査によると、従業員の生産性は、効果的な協働ツールの使用によって20-25%向上する可能性があるとされています。Notionのような統合的なツールを適切に活用することで、このような生産性向上を実現できる可能性が高いと言えるでしょう。
Notionの機能は日々進化しています。定期的に新機能をチェックし、自分のワークフローに取り入れていくことで、常に最適な業務環境を維持できるでしょう。ビジネスの成功は、効率的なツールの活用から始まります。Notionを使いこなし、あなたのビジネスを次のレベルへと引き上げてください。
出典：The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies
