はじめに
ビジネスの現場で、効率的なコミュニケーションと生産性の向上は常に課題となっています。多くの企業がこの課題を解決するためにSlackを導入していますが、その機能を十分に活用できていないケースも少なくありません。本記事では、Slackの基本的な概要から、生産性を飛躍的に向上させる便利機能まで、わかりやすく解説します。
Slackを使いこなすことで、以下のような課題を解決できます。
- チーム内のコミュニケーションの改善
- タスク管理の効率化
- 情報の一元管理と検索性の向上
- 業務プロセスの自動化
- リモートワーク環境での生産性維持
これらの課題に対して、Slackの便利機能がどのように役立つのか、具体的な活用例とともに見ていきましょう。
Slackとは
Slackは、ビジネス向けのコミュニケーションプラットフォームです。2013年にスチュワート・バターフィールドによって設立され、2021年にセールスフォースに買収されました。主な特徴は以下の通りです：
- リアルタイムメッセージング
- チャンネルベースの情報整理
- ファイル共有機能
- 豊富な外部サービス連携
- 検索機能の充実
Slackの利用者数は急速に増加しており、2023年時点で全世界で2,000万以上のデイリーアクティブユーザーを抱えています。
出典：https://slack.com/intl/ja-jp/about
生産性を上げる便利機能6選
1. ワークフロービルダー
ワークフロービルダーは、Slackの中でも特に強力な自動化ツールです。これを使うことで、複雑な業務プロセスを簡単に自動化できます。
具体的な使い方：
- Slackの左サイドバーにある「その他」（…）をクリック
- 「ツール」→「ワークフロービルダー」を選択
- 「ワークフローを作成」をクリック
- トリガーとアクションを設定
活用例：新規プロジェクト立ち上げワークフロー
- トリガー：特定のチャンネルで「/新規プロジェクト」コマンドを入力
- アクション1：プロジェクト情報入力フォームを表示
- アクション2：入力情報を基に新規チャンネルを作成
- アクション3：関係者を自動的にチャンネルに招待
- アクション4：プロジェクトのキックオフミーティングをGoogleカレンダーに自動設定
このワークフローを使うことで、新規プロジェクトの立ち上げ時間を大幅に短縮できます。従来は複数のツールを使い、手動で行っていた作業が、Slack上で一元的に自動化されるのです。
活用例：新メンバーのオンボーディング
トリガー：新しいメンバーがチャンネルに参加
アクション1：ウェルカムメッセージを自動送信
アクション2：オンボーディングチェックリストを提供
アクション3：重要なドキュメントやリソースへのリンクを共有
アクション4：1週間後にフォローアップメッセージを送信
このワークフローにより、新メンバーの受け入れプロセスが標準化され、必要な情報が漏れなく提供されます。人事部門の負担軽減と、新メンバーの早期戦力化に貢献します。
活用例：週報の自動収集
トリガー：毎週金曜日17:00に自動実行
アクション1：全社員に週報入力フォームを送信
アクション2：回答を自動的にスプレッドシートに記録
アクション3：未回答者にリマインダーを送信
アクション4：月曜日朝にマネージャーへ要約レポートを送信
このワークフローにより、週報の収集と集計が自動化され、マネージャーは迅速に部下の業務状況を把握できます。また、社員の報告作業の負担も軽減されます。
活用例：カスタマーサポートのチケット作成
トリガー：特定チャンネルで「/サポート」コマンドを入力
アクション1：サポート依頼フォームを表示
アクション2：入力内容に基づき適切な担当者/チームに自動割り当て
アクション3：チケット番号を発行し、専用チャンネルを作成
アクション4：顧客と担当者に進捗状況を自動通知
このワークフローにより、サポート依頼の受付から解決までのプロセスが効率化され、対応漏れや遅延のリスクが低減します。また、顧客満足度の向上にも寄与します。
活用例：社内アンケートの実施
トリガー：管理者が「/アンケート」コマンドを入力
アクション1：アンケート作成フォームを表示
アクション2：指定された対象者にアンケートを配布
アクション3：回答を自動集計しグラフ化
アクション4：結果のサマリーを関係者に共有
このワークフローにより、社内の意見収集が容易になり、データに基づく意思決定が促進されます。また、アンケート実施から結果共有までの時間が大幅に短縮されます。
活用例：会議室予約システム
トリガー：「/会議室予約」コマンドを入力
アクション1：利用可能な会議室と時間帯を表示
アクション2：予約情報を入力するフォームを提供
アクション3：予約状況をカレンダーに自動反映
アクション4：予約者と参加者に確認メッセージを送信
このワークフローにより、会議室の予約プロセスが簡素化され、重複予約のリスクが軽減されます。また、会議の設定や参加者への通知が自動化されることで、業務効率が向上します。
これらのワークフローを活用することで、日常的な業務プロセスが大幅に効率化され、チームメンバーは本質的な業務により多くの時間を割くことができるようになります。
2. リマインダー機能
Slackのリマインダー機能は、重要なタスクや締め切りを忘れないようにするための便利なツールです。
使い方：
- メッセージ入力欄に「/remind」と入力
- 「/remind [@someone or #channel] [what] [when]」の形式で設定
具体例1：
/remind @channel 週次ミーティング 毎週月曜日 10:00この設定により、毎週月曜日の10:00に、チャンネルの全メンバーに週次ミーティングのリマインドが自動的に送信されます。
具体例2：
/remind @here 月次レポート提出 毎月最終金曜日 17:00この設定により、毎月最終金曜日の17:00に、現在オンラインのチャンネルメンバーに月次レポート提出のリマインドが自動的に送信されます。
具体例3：
/remind @山田太郎 クライアントミーティングの準備 明日 9:00この設定により、翌日の9:00に、山田太郎さんにクライアントミーティングの準備を促すリマインドが個別に送信されます。
具体例4：
/remind #営業部 四半期目標の更新 3ヶ月ごとこの設定により、3ヶ月ごとに営業部チャンネルのメンバーに四半期目標の更新を促すリマインドが自動的に送信されます。
具体例5：
/remind @自分 水分補給 毎日 11:00, 14:00, 16:00この設定により、毎日11:00、14:00、16:00に、自分自身に水分補給を促すリマインドが送信されます。
具体例6：
/remind #プロジェクトA 進捗報告 毎週水曜日 15:00 "以下のフォーマットで報告してください：1. 今週の成果 2. 来週の計画 3. 課題・リスク"この設定により、毎週水曜日の15:00に、プロジェクトAチャンネルのメンバーに進捗報告を促すリマインドが、指定されたフォーマットとともに送信されます。
活用のポイント：
- 個人のタスク管理だけでなく、チーム全体のスケジュール管理にも活用できます。
- 「3日後」「来週金曜日」など、柔軟な時間指定が可能です。
- リマインダーの編集や削除も簡単に行えます。
これらの例のように、Slackのリマインダー機能は非常に柔軟で、個人のタスク管理からチーム全体のスケジュール管理まで、幅広い用途に活用できます。定期的なタスクの忘れを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。
3. AI活用機能
Slackは2023年から本格的にAI機能の導入を開始しました。これにより、様々な業務をより効率的に行うことが可能になっています。
主なAI機能：
- 会話要約： 長いスレッドやチャンネルの会話を自動的に要約します。
- 質問応答： Slackに蓄積された情報を基に、質問に対する回答を提供します。
- ドラフト作成： メッセージやドキュメントの下書きを自動生成します。
具体的な使い方：
- Slackワークスペースの設定でAI機能を有効化（※Slackの有料プランのみ活用可能）
- チャンネルやスレッドで「/ai summarize」コマンドを使用して会話を要約
- 「/ai ask」コマンドで質問を投げかけ
活用例1：プロジェクト進捗の把握
- プロジェクトチャンネルで「/ai summarize」を実行
- AIが自動的に重要なポイントを抽出し、進捗状況を要約
- 要約を基に、次のアクションや課題を迅速に特定
この機能により、長時間のミーティングや膨大なチャットログを読み解く時間を大幅に削減できます。特に、複数のプロジェクトを同時進行で管理する立場の人にとって、非常に有用なツールとなります。
活用例 2：新入社員のオンボーディング
- 「#新入社員」チャンネルで「/ai summarize」を実行
- AIが自動的に重要な情報や手順を抽出し、オンボーディングプロセスを要約
- 要約を基に、新入社員向けのチェックリストや FAQ を作成
この機能により、新入社員の適応をスムーズにし、人事部門の負担を軽減できます。
活用例3：顧客対応の改善
- 顧客対応チャンネルで「/ai search」を使用し、類似の問い合わせを検索
- AIが過去の対応事例や解決策を要約して提示
- 要約を基に、迅速かつ一貫性のある顧客対応を実施
この機能により、顧客満足度の向上と対応時間の短縮が期待できます。
活用例4：会議の効率化
- 会議用チャンネルで「/ai summarize」を実行
- AIが自動的に議題、決定事項、次のアクションを抽出し要約
- 要約を基に、会議の議事録を作成し、参加者に共有
この機能により、会議の準備時間と事後作業を削減し、生産性を向上させることができます。
活用例5：ナレッジベースの構築
- 「#ナレッジベース」チャンネルで「/ai search」を使用し、特定のトピックに関する情報を検索
- AIが関連する情報を収集し、構造化された形で要約
- 要約を基に、社内ナレッジベースの記事を作成または更新
この機能により、組織の知識を効率的に蓄積・共有し、情報の分散を防ぐことができます。
活用例6：プロジェクト提案の作成
- 関連するチャンネルで「/ai search」を使用し、過去のプロジェクト情報を検索
- AIが成功事例や学んだ教訓を抽出し、要約
- 要約を基に、新しいプロジェクト提案のアウトラインを作成
この機能により、提案作成の時間を短縮し、過去の経験を活かした質の高い提案が可能になります。
4. 検索機能の高度な活用
Slackの検索機能は非常に強力で、過去の会話やファイルを素早く見つけ出すことができます。しかし、多くのユーザーはこの機能を十分に活用できていません。
高度な検索方法：
- 検索バーに「in:#チャンネル名」を入力し、特定のチャンネル内のみを検索
- 「from:@ユーザー名」で特定のユーザーの投稿のみを検索
- 「has:link」や「has:reaction」などの修飾子を使用して、特定の条件に合う投稿を検索
活用例：プロジェクト関連ファイルの迅速な検索
in:#プロジェクトA has:file from:@山田太郎 after:2024-01-01この検索クエリにより、2024年1月1日以降に「プロジェクトA」チャンネルで山田太郎さんが共有したファイルのみを素早く見つけ出すことができます。
5. Slackアナリティクスダッシュボードの分析
Slackでは、ワークスペースの利用状況を詳細に分析できる機能が提供されています。これにより、管理者やマネージャーはチームのコミュニケーション傾向や生産性を客観的に評価することが可能になります。
主な分析項目：
- アクティブユーザー数
- メッセージ数の推移
- 最もアクティブなチャンネル
- ファイル共有の頻度
- リアクションの使用状況
活用のポイント：
- コミュニケーションの活性度を定量的に把握
- 情報の偏りや孤立しているメンバーの特定
- 効果的なチャンネル運用の検討材料として活用
6. ショートカットの活用
Slackには多数のショートカットが用意されており、これらを活用することで操作速度を大幅に向上させることができます。
主要なショートカット：
| ショートカット | 機能 |
|---|---|
| Ctrl + K (Win) / Cmd + K (Mac) | クイックスイッチャーを開く |
| Ctrl + / (Win) / Cmd + / (Mac) | ショートカット一覧を表示 |
| Ctrl + Shift + A (Win) / Cmd + Shift + A (Mac) | すべての未読メッセージを既読にする |
| Ctrl + Shift + M (Win) / Cmd + Shift + M (Mac) | 最近のメンション一覧を表示 |
| Ctrl + Shift + Y (Win) / Cmd + Shift + Y (Mac) | ステータスを設定 |
これらのショートカットを習得することで、マウス操作を減らし、より効率的にSlackを使用することができます。特に、クイックスイッチャー（Ctrl + K / Cmd + K）は、チャンネルやユーザーを素早く切り替えるのに非常に便利です。
まとめ
ackの便利機能を活用することで、ビジネスの生産性を大幅に向上させることができます。本記事で紹介した機能を効果的に組み合わせることで、より効率的な業務環境を構築できるでしょう。
- コミュニケーションの効率化：スレッド機能やチャンネルブラウザにより、情報の整理と共有が容易になります。
- タスク管理の改善：リマインダー機能やワークフロービルダーを使用することで、タスクの管理と自動化が可能になります。
- 情報検索の迅速化：高度な検索機能により、必要な情報やファイルを素早く見つけ出すことができます。
- 生産性の可視化：ワークスペースの分析機能を使用することで、チームの生産性を客観的に評価し、改善点を見出すことができます。
- AI活用による業務効率化：会話要約や質問応答機能により、情報処理と意思決定のスピードが向上します。
- 操作効率の向上：ショートカットを活用することで、Slackの操作速度が大幅に向上します。
これらの機能を適切に活用することで、チームの生産性と協働の質を飛躍的に向上させることができるでしょう。ただし、最大の効果を得るためには、チーム全体でSlackの使い方を統一し、継続的に改善していく姿勢が重要です。
今後の展望
Slackは常に新機能の開発と既存機能の改善を行っています。今後は、さらなるAI機能の強化や、より高度な自動化ツールの導入が予想されます。また、ビデオ会議機能の拡充や、より直感的なユーザーインターフェースの開発なども期待されています。
ビジネスパーソンとしては、これらの新機能や改善点に常に注目し、自社の業務プロセスに適用できるかを検討することが重要です。Slackの公式ブログやリリースノートを定期的にチェックし、新機能の情報をキャッチアップすることをおすすめします。
最後に、Slackはあくまでもツールであり、それを使いこなすのは私たち自身です。チームの目標や課題に合わせて適切に活用し、継続的に使用方法を最適化していくことが、真の生産性向上につながるでしょう。
参考文献
- Slack公式ヘルプセンター: https://slack.com/intl/ja-jp/help
- Slack Blog: https://slack.com/intl/ja-jp/blog
これらの参考文献を活用することで、Slackの最新機能や活用事例、さらには働き方の未来についての洞察を得ることができます。Slackを単なるチャットツールではなく、ビジネスの生産性を飛躍的に向上させる戦略的なプラットフォームとして活用していくことが、今後のビジネス成功の鍵となるでしょう。
